Los documentos de Word con tablas y listas numeradas pueden resultar un engorro a la hora de verlos en In-Design. Pero no te preocupes: esta semana te enseñaremos una útil técnica para importar listas multinivel en este programa.
Si deseas importar un documento de Word a In-Design, ya sabes que basta con que actives “Archivo > Colocar”, selecciones el archivo de Word, presiones mayúsculas para activar el flujo automático de texto y hagas clic.
Por lo general, esto saldrá de perlas. Ahora bien, el problema llega cuando el documento de Word incluye un texto con listas numeradas, pues, si aplicas un estilo de párrafo (pongamos, por ejemplo, “Título 1”), perderás la numeración original. Hay diversas formas de solucionarlo, pero queremos darte una que acabará resultándote bastante cómoda por el hecho de que puedes automatizarla.
Supón que revisamos el documento Word y observamos que no podemos seleccionar los números de la lista que contiene. Esto se debe a un motivo muy sencillo: se trata de una numeración automática. Por tanto, lo primero que nos conviene hacer es convertir dicha numeración en números “auténticos”. ¿Y cómo lo haremos? Pues con algo que, como ya hemos dicho, te va a ahorrar mucho tiempo en el futuro: una macro, o sea, líneas de código que reproducen secuencias de comandos del programa (poco más o menos, como los scripts de In-Design). Por suerte, en Word muchos de esos comandos ya están creados, así que solo tendremos que tomarnos la molestia de instalarlos.
Antes que nada, necesitamos verificar que Word se encuentra debidamente configurado para trabajar con macros. Para ello, vamos a “Archivo > Opciones > Centro de confianza > Configuración del centro de confianza” y marcamos las casillas “Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente” y “Confiar en el acceso al modelo de objetos de proyectos de VBA (Visual Basic para Aplicaciones)”. Por último, aceptamos.
Ahora ya podemos cargar nuestra macro. Sin salir de Word, hacemos clic en la pestaña “Programador” y abrimos el editor de “Visual Basic”. Acto seguido, desde el menú “Insertar” activamos “Módulo”. Pegamos en esta misma ventana, ahora vacía, el siguiente texto correspondiente a la macro:
Sub ConvertListToText ()
ActiveDocument.ConvertNumbersToText
End Sub
Por último, guardamos y cerramos.
Ahora podemos ejecutar la macro: vamos al menú “Vista > Macros”, hacemos clic en la macro y le damos a “Ejecutar”. Como verás, los números de la lista han pasado a ser texto. Una vez comprobado, guardaremos el documento y lo cerraremos para importarlo a In-Design.
Una vez importado el documento a In-Design, toca aplicar estilos de párrafo, para lo cual recurriremos a los comandos GREP. Abrimos “Edición > Buscar/Cambiar” y, en la pestaña flotante que nos salga, hacemos clic en la pestaña “GREP”. Necesitamos realizar una búsqueda para encontrar un inicio de párrafo (junto a la casilla de búsqueda, clic en “Ubicaciones > Inicio de párrafo”) que empiece con cualquier dígito (junto a la casilla de búsqueda, clic en “Comodines > Cualquier dígito”). Pero, dado que quizá nuestro documento tenga cifras de decenas o centenas, lo mejor será que completemos el código con “Repetir > Una o más veces”, lo que significa que el dígito encontrado puede aparecer una vez o más.
Supón que probamos de nuevo el patrón de búsqueda y observamos que detrás de cada número de la lista hay un punto. En tal caso, seguiremos completando el código: junto a la casilla de búsqueda, clic en “Comodines > Cualquier carácter”, y veremos que se añadirá un punto al final del código de búsqueda que ya habíamos obtenido. El problema es que no podemos digitar el punto, ya que el punto en GREP corresponde a cualquier carácter, así que para lograr que este punto se convierta en uno auténtico, en un punto literal, teclearemos una barra inclinada hacia atrás justo antes del punto que nos ha aparecido en la casilla de “Buscar”.
Como ves, en definitiva, es una cuestión de seguir buscando y afinando hasta lograr completar el patrón de búsqueda, después de lo cual haremos clic en el campo “Cambiar formato” y seleccionaremos el estilo de párrafo que nos interesa aplicar. Además, la gran ventaja de las búsquedas GREP es que no hace falta que memorices dichos patrones de búsqueda, pues una vez creados podrás guardarlos para reutilizar en futuros proyectos siempre que lo necesites.