Seguro que todos hemos escrito en algún momento una carta. Basta con que nos remontemos a aquellas que escribíamos en nuestra infancia a los Reyes Magos o a Papá Noel, desglosándoles nuestra lista de regalos. Esto nos indica que, seamos conscientes o no, sí tenemos cierto conocimiento de cómo escribir una. Pero ¿es el modo más eficaz? En esta entrada te daremos algunos consejos prácticos al respecto.
INICIO DE LA CARTA
Aunque pueda resultar obvio mencionarlo, recuerda que toda carta debe ir dirigida a alguien en particular (desde un amigo hasta una entidad jurídica), por lo que debe ir encabezada con tus datos y los de esa persona, formando sendas columnas a cada lado (la del receptor va a la derecha; la nuestra a la izquierda): nombres y apellidos de ambos, datos de contacto del emisor (dirección postal, número de teléfono o correo electrónico) y, si procede, el cargo que ocupa o la empresa, institución o departamento correspondientes.
También debemos indicar la fecha y el lugar donde se redactó la carta, que ubicaremos a la izquierda, justo por encima de nuestros datos identificativos.
FÓRMULA DE CORTESÍA
Para dar pie al cuerpo principal del texto, lo adecuado es dirigirnos a nuestro receptor introduciendo en una línea una fórmula de cortesía que cerraremos siempre con dos puntos. Las hay de muchos tipos y en grados diversos de formalidad: desde “Excelentísimo señor/a” hasta “Estimado”, e incluso alternativas más neutras como “A la atención de”.
CUERPO DEL TEXTO
Como ya hemos dicho otras veces, debes tener clarísimo de antemano no solo el asunto que quieres tratar, sino lo que pretendes obtener y a quién va dirigido el texto, ya que todo esto establecerá el tono, el formato e incluso la extensión que requieres.
El primer párrafo te servirá para exponer con claridad y a modo introductorio el motivo que te lleva a escribir la carta (por poner un ejemplo: supongamos que es una carta dirigida a la autoridad competente respecto a un problema de alumbrado en tu calle). Si el texto así lo requiere, tras la exposición del tema podrás expresar lo que esperas por parte del destinatario, es decir, los efectos prácticos y reales que pretendes obtener mediante la carta (retomando el ejemplo que acabamos de ver, vendría a ser que resuelvan lo antes posible ese problema de alumbrado).
No nos cansaremos de repetirlo: la redacción debe ser ordenada, clara y coherente, con un tono cortés (por mucho que nos exaspere el problema del alumbrado). Por supuesto, si no conocemos personalmente a nuestro remitente o no le tenemos el suficiente grado de confianza, siempre ayudará que no lo tuteemos. Resulta fundamental una redacción correcta, con una sintaxis impoluta y sin faltas ortográficas ni gramaticales. Una vez más, en la mesura está el punto perfecto de cocción: no caigas en estructuras abigarradísimas de difícil comprensión, pero tampoco en un estilo telegráfico que parezca escrito por una máquina. Ni en divagaciones que puedan hacer perder el tiempo a tu receptor, ni en un texto demasiado directo y casi a bocajarro que pueda resultar incluso hostil o grosero.
CIERRE DE LA CARTA
No siempre es necesario, pero a veces, y sobre todo si la carta es relativamente larga, nos vendrá bien elaborar un breve de resumen donde se recojan las ideas fundamentales ya expuestas. Siguiendo con el mismo ejemplo de antes, podría hacerse hincapié en la necesidad de que se solucione ese problema de alumbrado, quizá mencionando con mucha brevedad un par de los problemas reales que ya se están derivando de su no solución.
FÓRMULA DE DESPEDIDA
Para finalizar, resulta obligatorio que escribamos en línea aparte una despedida formal rematada con una coma (esta vez ya no son dos puntos). Como sucedía con la fórmula de cortesía, también aquí las hay de muy diversos tipos y en grados variables de formalidad: desde “Muy cordialmente” hasta “Sin otro particular, se despide atentamente”, pasando por fórmulas más neutras como un simple “Saludos”. Esta fórmula debe ir seguida en renglón aparte por nuestra firma manuscrita, rematada a su vez de nuestro nombre completo o cargo.
Por supuesto, todo lo explicado en esta entrada se refiere a cartas en general, inclusive las manuscritas, pero puede readaptarse a otros formatos, como el correo electrónico (donde, por ejemplo, no tiene sentido incluir de forma expresa la fecha de redacción, puesto que la genera por defecto el propio servidor; ni tampoco nuestros datos identificativos al inicio del texto, ya que para eso está la firma personal que podemos haber generado en nuestra cuenta, y que se inserta de forma automática al redactar un nuevo e-mail).